Tällä hetkellä S-ryhmän noin 40 000 työntekijästä noin 35 000:lla on käyttäjätunnus eJollas-järjestelmään. Uusia käyttäjätunnuksia laaditaan noin 500 kuukaudessa. Käyttäjätunnusten hallinnointiin ei tulevaisuudessa tarvita käsityötä, sillä järjestelmä kokoaa tarvittavat tiedot kootusti S-ryhmän henkilöstöhallinnon järjestelmistä.

Ratkaisun hyödyt

• Matkakustannusten olennainen pienentyminen
• Koulutusajankohdan joustavuus
• Aineiston päivityksen sujuvuus

Jollas Instituutin s-ryhmäläisille järjestämä verkkokoulutus on monipuolista ja kattaa koko henkilöstön. Koulutustarjontaan kuuluu muun muassa esimiestaitojen kehittämistä työehtosopimuksista monimuotoisuuden johtamiseen, päivittäistavarakaupassa tarvittavien maksujärjestelmien käyttökoulutusta ja urheiluvaatteiden teknisiin ominaisuuksiin perehtymistä. Myös tuleville juomamestareille on oma lisämyyntiin tähtäävä verkkokoulutus.

Valtakunnallisessa organisaatiossa lähivalmennuksen ongelmana on usein matkustus.

Verkko-oppimisympäristössä tavoitetaan suuri määrä ihmisiä yhtä aikaa tai vaihtoehtoisesti kukin voi opiskella oman osuutensa silloin, kun hänelle parhaiten sopii. Verkon etuja on sekin, että opetettavaa sisältöä voi päivittää helposti ja nopeasti asioiden muuttuessa. Oppimisympäristöön tuotetaan sisältöä käyttäjäryhmäkohtaisesti joko yleisten työtehtävien tai tietyn ryhmän erityistarpeiden mukaisesti.

Kilpailutuksen jälkeen Jollas Instituutti päätyi verkko-oppimisympäristön rakentamiseen Digian kanssa. Valinnassa painoivat pitkä-aikainen kumppanuussuhde ja Jollas Instituutin erityistarpeiden oivallukset.

Omatoimisuudesta vuorovaikutukseen

S-ryhmässä ryhdyttiin hyödyntämään verkkoa oppimisympäristönä ensimmäisen kerran vuonna 2008. Aluksi verkko-oppimisympäristö rakennettiin uusien s-ryhmäläisten perehdyttämistä varten, ja se perustui pääosin omatoimiseen opiskeluun. Nyt verkossa on monenlaisia koulutuskokonaisuuksia eri henkilöstöryhmille.

Verkko-opiskelu näytti toden teolla kyntensä S-Pankin koulutuksissa. Hyvien kokemusten rohkaisemana Jollas Instituutti päätti kehittää verkko-oppimisympäristöä edelleen.

Syksyllä 2010 otetaan käyttöön Digian rakentama vuorovaikutteisempi eJollas 2.0 -oppimisympäristö. Siinä hyödynnetään muun muassa sosiaalista mediaa erityisesti pitkien valmennusten tukena. Opiskelijat voivat keskustella keskenään opittavista asioista, kommentoida, antaa palautetta, osallistua virtuaaliluennoille ja pitää omia blogeja. Myös kouluttaja voi vetää valmennustilaisuuksia reaaliaikaisesti verkossa.

Uudistusta edelsi käyttäjäkysely, jonka perusteella järjestelmässä säilytettiin muun muassa paljon kiitosta saanut helppokäyttöisyys. Vuorovaikutteisuuden lisäksi merkittävä uudistus on esimiesten työtä helpottavat raportointiominaisuudet. Tieto verkkokoulutusten suorittamisesta pysyy ajan tasalla, sillä koulutusten suoritustiedot siirtyvät uudessa versiossa automaattisesti henkilöstöhallinnon Hertta-järjestelmään. Myös opiskelija itse näkee selkeästi ja ajantasaisesti omat koulutuksensa ja niiden suoritustilanteen.

”Olennaista on se, että verkko ei ole enää mikään irrallinen saareke, vaan olennainen osa kaikkia valmennuksia. Verkkokoulutuksen tekee erityisen houkuttelevaksi sen kustannustehokkuus. Olemme arvioineet, että matkakulujen säästöt ja materiaalien päivittämisen joustavuus maksavat tämän noin 200 000 euron investoinnin takaisin muutamassa vuodessa”, kertoo Jollas Instituutin koulutuspäällikkö Henrik Ikonen.

Käyttäjätunnukset ilman käsityötä

eJollas on toteutettu Microsoftin SharePoint 2010 -teknologialla. S-ryhmän organisaatiorakenne tuotiin osaksi SharePoint-alustan metatietorakennetta, eli organisaatiorakenteesta muodostettiin verkko-oppimisympäristöön niin sanottu taksonomiapuu, minkä avulla järjestelmän sisältöjä voidaan kohdentaa käyttäjille myös organisaatiorakenteen perusteella. Esimerkiksi uutisia tai kurssitiedotteita voidaan siis kohdentaa vain tietyn toimipaikan työntekijöille. Kansainvälistymistä helpottaa mahdollisuus kieliversioihin.

Käyttöliittymä on rakennettu Office-käyttöliittymän kaltaiseksi, ja sen etusivun valikoista opiskelija näkee kirjautumisen jälkeen oman profiilin ja työtehtävien mukaiset koulutusmahdollisuutensa. Tehtävien ja muiden asiakirjojen jakaminen on helppoa, sillä eJollas 2.0 mahdollistaa Word-, PowerPoint- ja Excel-tiedostojen käsittelyn, vaikka opiskelijalla ei olisikaan kotikoneellaan Office-ohjelmistoa.

”Lähdimme yhteisellä päätöksellä toteuttamaan projektia Microsoftin SharePoint 2010 -alustalla, vaikka se olikin projektin alkumetreillä vasta viimeistelemättömässä beta-vaiheessa. Uudella alustalla saavutettavat yhteisöllisyysominaisuudet painoivat kuitenkin vaakakupissa pienen keskeneräisyyden tuomia riskejä enemmän, ja tässä tapauksessa riskinotto kannatti”, kertoo Antti Karjalainen Digiasta.

Jokainen S-ryhmän osuuskauppa ja liiketoiminta-alue hyödyntää verkkokoulutusta jollain tavalla. Tällä hetkellä S-ryhmän noin 40 000 työntekijästä noin 35 000:lla on käyttäjätunnus eJollas-järjestelmään. Uusia käyttäjätunnuksia laaditaan noin 500 kuukaudessa. Käyttäjätunnusten hallinnointiin ei tulevaisuudessa tarvita käsityötä, sillä järjestelmä kokoaa tarvittavat tiedot kootusti S-ryhmän henkilöstöhallinnon järjestelmistä.

”Meillä on paljon nuoria työntekijöitä, jotka ovat tottuneita verkon käyttäjiä, joten haluamme tarjota heille ensiluokkaisen ympäristön myös verkossa opiskeluun. Verkko ei silti koskaan kokonaan korvaa lähivalmennuksia, vaan on niiden tehokas täydentäjä”, Henrik Ikonen korostaa.

Ratkaisussa käytetty teknologia

• Microsoft Sharepoint 2010
• SharePoint Learning Kit
• SQL Server 2008 R2