Tehylle toteutettu intranet Helminetti muodostuu neljästä osiosta, jotka muodostavat etusivulle käyttäjän mukaan personoidun sähköisen työpöydän. Helminetin neljä pääkokonaisuutta ovat: viestinnällinen ja yhteisöllinen intranet, työryhmät ja tiimit ryhmätyöskentelyyn, asiakirjanhallinta ja jäsentapausten hallinta.

Ratkaisun hyödyt

• Kaikki keskeiset sovellukset samalta sähköiseltä työpöydältä
• Käyttäjälle personoidut sisällöt
• Eri tehtäville parhaiten soveltuvat, mutta keskenään yhteensopivat työvälineet
• Asiakirjanhallinta normien mukaista ja yhtenäistä ja kertaalleen laadittuja asiakirjoja voidaan hyödyntää kaikkialla intranetissä
• Jäsentapausten hallintasovellus tehostaa toimintaa ja mahdollistaa seurannan

Yhtenäinen ja toimintaa tukeva ratkaisu

Tehy on Suomen suurin terveys- ja sosiaalialan ammattijärjestö. Yli 300 ammattiosastosta muodostuvassa Tehyssä on 145 000 jäsentä. Tehyn keskeinen tehtävä on jäsenten edunvalvonta, jonka tärkeimpiä elementtejä ovat sopimusneuvottelut, tiedottaminen ja vaikuttaminen sekä jäsenpalvelut, kuten jäsenten työsuhdeasioiden hoito.

Tehyn toiminnalle tärkeät sisällöt; oman toiminnan asiakirjat, jäsentapausten tiedot ja asiakirjat, sekä työryhmien asiakirjat ja toiminnot olivat hajautuneet useaan järjestelmään; verkkolevyille ja aiempaan intranettiin. Aiempi Intranet-palvelu kaipasi uudistamista. Tehy tarvitsi yhtenäisen ja paremmin toimintaa tukeva ratkaisualustan ja -mallin työskentelyyn.

Intranetin kehitys aloitettiin vuonna 2008 Digian kanssa tehdyllä esiselvitysprojektilla, jossa tekniseksi alustaksi valittiin Microsoft Office SharePoint Server 2007. Se mahdollisti monesta osiosta koostuvan intranetin toteutuksen yhtenäisin välinein. Helminetiksi nimetyn intranetin toteutus alkoi syksyllä 2009, ja se otettiin kokonaisuudessaan käyttöön toukokuussa 2010.

Käyttäjäkohtainen työpöytä

Intranet muodostuu neljästä osiosta, jotka muodostavat etusivulle käyttäjän mukaan personoidun sähköisen työpöydän.

Helminetin neljä pääkokonaisuutta ovat:

• Viestinnällinen ja yhteisöllinen intranet
• Työryhmät ja tiimit ryhmätyöskentelyyn
• Asiakirjanhallinta
• Jäsentapausten hallinta

Työpöytä sisältää yhdellä sisäänkirjautumisella:

• Linkit usein käytettyihin sovelluksiin kuten sanakirjat, osoitteistot ja videoitujen kokousten tallenteet
• Linkit asiakirjojen ja jäsentapausten hallintaan
• Koosteen omista tehtävistä
• Kaikille Helminetin käyttäjille yhteiset uutiset ja ilmoitustaulun
• Teemaosion erilaista teemaviestintää, kuten jäsenkampanjoita tai strategiauudistusta varten

Viestinnällinen osio sisältää uutisia, ilmoituksia, teksti- ja teemasivuja, kyselyjä, lomakkeita ja muuta yhteistä asiaa. Tarvittaessa tekstisivulle voi lisätä asiakirjakansion. Helminettiin siirtyvät automaattisesti myös ulkoisilla sivuilla julkaistut Tehyn tiedotteet.

Työryhmät ja tiimit -osio tukee erilaisten työryhmien työskentelyä. Käyttäjä voi pyytää työryhmätyötilaa, ja jos ylläpitäjä hyväksyy pyynnön, työryhmäsivuston laadintakomponentti tuottaa Tehyn mallin mukaisen työryhmäsivuston. Työryhmäsivustolla on mm. asiakirjakansiot valmiine Tehy-dokumenttipohjineen. Työryhmäsivustokomponentti mahdollistaa työryhmäsivustojen seurannan, jolloin sivustot voidaan poistaa, kun niitä ei enää tarvita. Sivutuotteena saadaan koosteet aktiivisista työryhmistä ja niiden vastuuhenkilöistä.

Asiakirjojen hallinta on toteutettu Tehyn oman THS-jaon (Tiedonhallintasuunnitelma/sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma) mukaan, ja asiakirjojen metatiedot ovat JHS-standardin mukaiset. Esimerkiksi viranomaisvaatimusten mukaista sähköistä arkistoa muodostettaessa asiakirjoihin saadaan kaikki esimerkiksi SÄHKE II-määritysten mukaiset tiedot. Digian tekemä komponentti pystyy päättelemään osan metatiedoista automaattisesti.

Jäsentapausten hallinta -osio mahdollistaa niin jäsentiedustelujen kirjaamisen kuin varsinaisten jäsentapaustenkin määrämuotoisen hallinnan. Tämä tehdään jäsenasioiden sähköiseltä työpöydältä, josta henkilö näkee uusimmat, avoimet ja erääntyvät asiat sekä hänelle vastuutetut asiat.

Tehy hoitaa vuosittain noin 13 000 - 14 000 jäsenasiaa, joista tarvitaan määrämuotoisia tilastoja. Helminetin jäsentapausten hallinta -sovellus mahdollistaa tapauksen perustietojen ja vaiheiden kirjaamisen, vastuuhenkilön nimeämisen ja muuttamisen sekä asiakirjojen ja sähköpostien tallentamisen.

Mikäli tapaus etenee neuvottelumenettelyyn tai oikeudenkäyntiasteelle, voidaan sitä hoitavalle tiimille perustaa suojattu työryhmätyötila. Lyyti-jäsenrekisteri-integraation ansiosta vastuuhenkilö voi tarkastaa suoraan työpöydältä jäsenen tai tapausta hoitavan luottamusmiehen tiedot.

”Tehy-toteutus oli laaja ja haastava projekti. Toteutuksessa yhdistettiin monta eri ratkaisua yhdelle alustalle. Olemme Digialla iloisia siitä, että pääsimme mukaan tekemään Tehylle sähköistä työpöytää hyvässä yhteistyössä. Olemme myös tyytyväisiä siitä, että Tehy on kokenut ratkaisun jokapäiväistä työtään tehostavaksi, toimivaksi kokonaisuudeksi. Tehy-yhteistyön ja siinä opittujen asiakastarpeiden kautta osaamme jatkossa toteuttaa entistä parempia edunvalvontaliittojen toimintaa tukevia ratkaisuja”, toteaa johtaja Antti Karjalainen Digian portaalipalvelut-yksiköstä.

Ratkaisussa käytetty teknologia

• MOSS 2007 (Microsoft Office SharePoint Server, Enterprise-versio)
• SQL Server 2008 -tietokannat
• .NET- ja ASP.NET ohjelmointi Tehylle räätälöidyissä osioissa
• Office 2007 -asiakasohjelmat (Word, Excel, PowerPoint)