Osuuspankkikeskuksen ja Digian kehittämä hankintaportaali HANKI on ollut käytössä koko OP-Pohjola-ryhmässä kesästä 2007 lähtien. Käyttäjiä sillä on lähes 4 000. HANKI-järjestelmän kautta voi tilata niin kynät, kahvit kuin työasematkin. Hankintaprosessissa haluttiin uudistaa erityisesti hankintojen hyväksyntää. Kun aiemmin hyväksyttiin lasku, nyt hyväksyminen haluttiin saada jo tilaukselle.

Ratkaisun hyödyt

• Ostovoiman keskitys eli suurten tilausmäärien tuomien alennusten hyödyntämiseksi
• Alhaisemmat kustannukset tilausprosessille
• Tilausten nopeutuminen
• Hyväksyminen ennen tilausta
• Helppokäyttöisyys houkuttelee uusia käyttäjiä

Osuuspankkiryhmässä oli tuhansia ostotilausten tekijöitä jo ennen Pohjolan liittymistä konserniin. Ryhmässä olikin ollut sähköinen tilausjärjestelmä jo vuodesta 1998. Tuotenumeroihin perustuvasta järjestelmästä toivottiin kuitenkin helppokäyttöisempää ja koko hankintaprosessia haluttiin tehostaa.

Osuuspankkiryhmässä oli jo vanhan tilausjärjestelmän aikana päästy eron painotuote-, liikelahja- ja toimistotarvikevarastoista, mutta Pohjolassa oli vastaaville tuotteille oma keskusvarasto.

Hankintaprosessissa haluttiin uudistaa erityisesti hankintojen hyväksyntää. Kun aiemmin hyväksyttiin lasku, nyt hyväksyminen haluttiin saada jo tilaukselle. Myös raportointi haluttiin aiempaa kattavammaksi.

Tärkeä tavoite oli järjestelmän helppokäyttöisyys. Uudesta hankintajärjestelmästä haluttiin niin helppokäyttöinen, että käyttöönotosta selvittäisiin ilman koulutusta. Hankinnan prosessikustannukset haluttiin alas. Helppokäyttöisyyden toivottiin myös houkuttelevan paikallisia tavarantoimittajia käyttävät ostajat keskitetyn järjestelmän käyttäjäksi, jotta 200 miljoonan euron vuosittaisesta ostovoimasta saatavat edut tulisivat mahdollisimman laajalti hyödynnettyä.

Hyväksyntä jo tilausvaiheessa

Osuuspankkikeskuksen ja Digian kehittämä uusi HANKI-järjestelmä on ollut käytössä koko OP-Pohjola-ryhmässä kesästä 2007 lähtien. Käyttäjiä sillä on lähes 4 000. Osuuspankeilla on ollut mahdollisuus hyödyntää HANKI-järjestelmää jo vuoden 2006 aikana. Järjestelmä on saanut kiitosta erityisesti helppokäyttöisyydestään ja toimitusten nopeudesta. Käyttö onkin kasvanut 25 prosentilla vuodessa.

HANKI-järjestelmän kautta voi tilata niin kynät, kahvit kuin työasematkin. Tilattavia tuotteita on noin 9 000 ja suuria toimittajia noin 20. Suuret tavarantoimittajat ylläpitävät tuotekataloginsa XML-rajapinnan kautta. Pienemmät toimittajat voivat päivittää tietonsa extranetissä. Hankinnoista vastaavien tarvitsee vain hyväksyä tavarantoimittajien tekemät muutokset.

Kun tilauksen tekijä kirjautuu järjestelmään, hän kerää ostoskoriin tarvitsemansa tuotteet ja lähettää tilauksen hyväksyjälle. Mikäli tilaus hyväksytään aamulla ennen kymmentä, saapuu tavara jo seuraavana päivänä. Tämä onkin saanut käyttäjiltä kiitosta, sillä aiemmin tilaukset toimitettiin kerran viikossa.

Tilaaja myös kuittaa tilauksen vastaanotetuksi. Tämän jälkeen järjestelmä vertaa sähköisesti toimitettua ostolaskua tilaukseen ja jos kaikki täsmää, lasku siirtyy tiliöitynä ja hyväksyttynä reskontraan.

HANKI sisältää tiedot Osuuspankkikeskuksen tekemistä valtakunnallisista palvelusopimuksista, joten tavaroiden lisäksi järjestelmä tehostaa myös palveluiden hankintaa. Keskitetty järjestelmä edistää myös yhteistä ilmettä ja takaa, että esimerkiksi liikelahjat ovat brändin mukaisia.

Osuuspankkikeskuksen hankinnoista noin puolet tehdään nyt HANKI-järjestelmän ja keskitettyjen sopimusten kautta. ”Tavoitteemme on, että HANKI olisi aina ensisijainen vaihtoehto ja vain, jos tarve on niin erikoinen, ettei sitä löydy valikoimista, tehtäisiin erillishankinta”, kertoo Osuuspankkikeskuksen hankintajohtaja Antti Saarelainen.

Haasteena helppouden ja tehokkuuden yhdistäminen

OPK ja Digia ovat tehneet kiinteää yhteistyötä yli kymmenen vuotta. Jo OPK:n ensimmäinen hankintajärjestelmä oli Senteran toimittama. Siitä oli Digian hyvä jatkaa. ”Järjestelmän kehittämisessä oli aivan olennaista prosessien kuvaus. Teimme sen mielestämme todella huolellisesti, mutta liian huolellinen ei kai koskaan voi olla.

"Myös terminologian kuvaukseen kannattaa käyttää aikaa”, pohtii toteutusta Antti Saarelainen ja korostaa, "että tuotteen testaaminen loppukäyttäjillä osoittautui erittäin hyödylliseksi." Se toi runsaasti sellaisia parannusehdotuksia, joita vain aito käyttäjä pystyi antamaan.

Digian suurimpiin haasteisiin kuului helppouden ja tehokkuuden yhdistäminen. ”Myös käyttöoikeuksien jakaminen vaivattomasti vaati tavallista enemmän pohdintaa, sillä kyseessähän on Suomen laajin hankintajärjestelmä”, kertoo projektipäällikkö Kristiina Kuivanen Digiasta.

Helppokäyttöisyydessä onnistuttiin käyttäjiltä saadun asiakaspalautteen perusteella vähintäänkin kiitettävästi. Webselaimen käyttökoulutukseksi riitti esittelykierros suurimmilla paikkakunnilla ja sen tueksi intraan tehty videokoulutus.

”Etusivu ja tuotteiden ryhmittely ovat seuraavat kehityskohteet. Tämä on niitä asioita, jotka ovat nousseet esiin vasta päivittäisessä työssä”, Antti Saarelainen jatkaa.

Johtaja Roy Nurmi Digiasta korostaa hyvän ja läheisen asiakassuhteen merkitystä. HANKI osoitti jälleen kerran, että tiivis yhteistyö on paras alusta onnistuneelle lopputulokselle. Asiakkaan innovatiivisuus yhdistettynä Digian tekniseen osaamiseen synnytti maailmanluokan ratkaisun, jota pystytään monistamaan monenlaisille organisaatioille.

Ratkaisussa käytetty teknologia

• Digia eEngine
• Digia iSuite -integraatioratkaisu sanomavälityksessä
• Web-käyttöliittymä
• XML-rajapinnat voluumitoimittajiin sekä laskukierrätysjärjestelmiin