OAJ halusi parantaa verkkopalveluitaan pystyäkseen vastaamaan laaja-alaisen jäsenkunnan erilaisiin tiedontarpeisiin joustavasti ja kohdennetusti.
Jäsenistölle haluttiin sähköiseen asiointiin tarkoitettu extranet-palvelu, jota voi personoida eri käyttäjäryhmien tehtävien ja tarpeiden mukaan.

Ratkaisun hyödyt

• Automaattinen käyttäjätunnusten ja käyttöoikeuksien hallinta säästää työtä
• Käyttäjät saavat portaalin kaikki palvelut käyttöönsä helposti ja nopeasti yhdellä kirjautumisella
• Eri jäsenryhmille voidaan tarjota kohdennettuja palveluita
• Portaali tarjoaa jäsenille tehokkaita välineitä verkottumiseen
• Verkkosivujen sisällönhallinta helpottuu, kun sivuille voidaan tuoda aineistoa suoraan toimistojärjestelmästä
• Jäsenrekisteritietojen hakupalvelut osana toimiston intranet-ratkaisua tehostaa työntekoa ja jäsentietojen käsittelyä

Tavoitteena kohdennetut palvelut kertakirjautumisella

Opetusalan Ammattijärjestö on maailman ainoa työmarkkinajärjestö, joka hoitaa opetusalan edunvalvontaa varhaiskasvatuksesta aikuiskoulutukseen. OAJ halusi parantaa verkkopalveluitaan pystyäkseen vastaamaan laaja-alaisen jäsenkunnan erilaisiin tiedontarpeisiin joustavasti ja kohdennetusti.

Jäsenistölle haluttiin sähköiseen asiointiin tarkoitettu extranet-palvelu, jota voi personoida eri käyttäjäryhmien tehtävien ja tarpeiden mukaan. Osa palveluista haluttiin kaikille yhteiseksi, minkä lisäksi tarvittiin kohdennetut palvelut eri käyttäjäryhmille kuten järjestön luottamusmiehille. Tavoitteena oli sekä lisätä yhteisöllisyyttä että tarjota parempaa vastinetta jäsenmaksuille.

Verkkopalvelut haluttiin tarjota keskitetysti yhden yhteisen käyttöliittymän kautta. Toiveena oli mahdollisimman lyhyt salasanalista eli kaikkiin palveluihin tuli päästä kertakirjautumisella.

Extranetin lisäksi uudistusta kaipasi julkinen verkkoportaali ja intranet. Verkkoportaali palvelee myös järjestön ulkopuolisia kävijöitä. Se tarjoaa muun muassa perustiedot OAJ:stä, järjestön kannanotot ja tiedotteet sekä yhteystiedot ja koulutusaineistoa. OAJ:n toimiston noin 130 työntekijän käyttöön haluttiin uusi intranet ja tehokkaammat työryhmäpalvelut.

Vaiheittainen kokonaisuudistus

Kun OAJ:n verkkopalveluita alettiin uudistaa vuonna 2006, lähtökohtana oli vanha alusta ja hajautunut järjestelmä. Projekti käynnistettiin uudistamalla Opettaja-lehden verkkosivusto, minkä jälkeen luotiin intranet- ja työryhmäpalvelut OAJ:n toimiston henkilökunnalle.

OAJ:n jäsenille avatut extranet-palvelut sisältävät muun muassa tapahtumakalentereita, uutisia, tiedotteita, keskustelupalstoja, dokumenttikirjastoja, jäsenistön oman sähköpostipalvelun sekä jäsentietojen päivitysmahdollisuuden. Kaikkiin palveluihin pääsee yhdellä kirjautumisella. Jäsenten tarvitsee siis muistaa vain yksi käyttäjätunnus ja salasana. Samalla luotiin nykyaikaiset valmiudet verkostoitumiseen. Jokainen OAJ:n jäsen voi luoda jäsensivustolle oman profiilinsa keskinäistä verkostoitumista varten. Keskustelupalstoilla voi vaihtaa ajatuksia kollegoiden kanssa. Lisäksi OAJ tarjoaa kaikille jäsenilleen oman opettaja.fi-päätteisen sähköpostiosoitteen.

OAJ:n internet-sivut uudistuivat elokuussa 2007. Verkkosivuille voidaan nyt viedä ajantasaista tietoa suoraan toimisto-ohjelmasta. Sivusto koostuu kuudesta pääsivustosta ja noin kymmenestä jäsenyhdistysten sivustosta.

Jäsenrekisteri kaiken perustana

OAJ:n keskeiset tietokannat mm. jäsenrekisteri ovat Oraclen tietokantoja, joten verkkopalveluiden alustaksi valittiin Oraclen portaali ja sovelluspalvelin. Uudistuksen toteuttajaksi OAJ valitsi pitkäaikaisen kumppaninsa Digian, joka vastasi sovelluspalvelimen ja työryhmäohjelmiston sekä käyttäjähallinnon asennuksesta, konfiguroinnista ja integroinnista. Yhteistyössä asiakkaan kanssa Digia myös suunnitteli ja toteutti portaaliratkaisut ja vastaa järjestelmän ylläpidosta.

”Yhtenäinen ympäristö on helpottanut järjestelmän hallinnointia, ja keskitetty käyttäjähallinta tehostaa kaikkia verkkopalveluita. Meillä on nyt hyvä ja joustava alusta, joka mahdollistaa nykyaikaiset palvelut jäsenistöllemme”, sanoo OAJ:n tietohallinnosta vastaava järjestöasiamies Kimmo Kumlander.

”OAJ:n käytössä on Digia OpenPoint Lyyti -jäsenrekisteri, joka käyttää Oracle-tietokantaa. Jäsenrekisteri ja Oracle-portaalin käyttäjätunnistus voitiin näin ollen integroida tiiviisti yhteen. Jäsenrekisterin tietojen muutokset vaikuttavat automaattisesti loppukäyttäjien käyttöoikeuksiin kaikissa verkkopalveluissa.

Esimerkiksi kun jäsenrekisteriin kirjataan tieto jäsenen ryhtymisestä luottamusmieheksi, hän saa automaattisesti käyttöoikeuden luottamusmiehille tarkoitettuihin palveluihin”, sanoo tuotekehityspäällikkö Antti PJ Hämäläinen Digiasta.

Portaalin hyötyjä

Portaalialustan avulla järjestelmäpalveluita voi käyttää yhteisesti kaikissa portaalin verkkosivustoissa. Järjestelmäpalveluilla tarkoitetaan portaaliympäristössä olevia palveluita, kuten dokumentinhallinta, työryhmätilat, kalenteripalvelut, käyttäjien henkilökortit, haut ja raportit jäsenrekisteristä.

Esimerkiksi toimiston henkilökunnan käytössä olevasta kalenteripalvelusta julkaistaan erilaisten tapahtumakalentereiden tapahtumatietoja useilla verkkosivuilla. Työryhmäohjelmiston osana toimiva dokumentinhallinta tuottaa selattavat dokumenttikirjastot extranetin eri käyttäjäryhmille. Toimiston henkilökunnan päivittäessä dokumentteja muutokset päivittyvät automaattisesti myös jäsenryhmien omille sivustoille. Samanlaisia tiedostonäkymiä käytetään myös toimiston oman intranet-ratkaisun osana. Työryhmäohjelmiston eri palveluiden ja sivustojen integraatio parantaa tiedottamista ja tieto pysyy paremmin ajan tasalla. Verkkosivustojen ja palveluiden rakentaminen portaaliin on nopeampaa, koska järjestelmäpalveluita voidaan uudelleenkäyttää tehokkaasti.

Ratkaisussa käytetty teknologia

• Linux-käyttöjärjestelmä
• Oracle 10 g RDBMS -tietokanta
• Oracle 10 g AS -sovelluspalvelin
• Oracle Collaboration Suite, OCS-työryhmäohjelmisto
• Digia OpenPoint Lyyti -jäsenrekisterijärjestelmä
• Digia WebLyyti - jäsenten sähköinen asiointi
• Digia OpenRules -käyttäjähallinto