Metsähallituksella on 10 ulkoista verkkosivustoa, joille tehdään noin viisi miljoonaa käyntiä vuosittain. Päivitettäviä sivuja Metsähallituksella on yli kymmenentuhatta ja sisällöntuottajia toista sataa. Koska sisällöntuotanto on hajautettua, sisällöntuotantojärjestelmästä haluttiin mahdollisimman helppokäyttöinen ja notkea.

Ratkaisun hyödyt

• Nykyaikainen ja kustannustehokas väline hajautettuun sisällöntuotantoon
• Sivujen helppo päivitettävyys
• Integroitavuus taustajärjestelmiin
• Uusia mahdollisuuksia asiakaspalveluun
• Tuotteen pitkä elinkaari ja riippumattomuus toimittajista

Sisällönhallintaa helppokäyttöisesti ja notkeasti

Metsähallituksella on 10 ulkoista verkkosivustoa, joille tehdään noin viisi miljoonaa käyntiä vuosittain. Näistä suosituin on retkikohteita esittelevä Luontoon.fi, jonka käyntimäärät lähentelevät jo kahta miljoonaa vuodessa. Toiseksi suosituimmat ovat yleissivut Metsa.fi ja vuokrattavia kämppiä tarjoava Villipohjola.fi. Molemmilla vieraillaan yli miljoona kertaa vuodessa. Päivitettäviä sivuja Metsähallituksella on yli kymmenentuhatta ja sisällöntuottajia toista sataa.

Kun kuutisen vuotta käytössä ollut sisällöntuotantojärjestelmä alkoi lähestyä elinkaarensa loppua, Metsähallitus päätti uusia koko järjestelmän. Haluttiin notkeampi alusta, joka olisi mahdollisimman helppokäyttöinen, sillä sisällöntuotanto on Metsähallituksessa erittäin hajautettua. Suurin osa sisällöntuottajista tuottaa ja päivittää verkkosivuja esimerkiksi kämpän huoltotehtävien tai luontokeskuksen neuvontapalveluiden ohessa.

Uuden sisällöntuotantojärjestelmän alustaksi valittiin Microsoft Office SharePoint Server eli MOSS 2007. Järjestelmältä haluttiin ennen kaikkea helppokäyttöisyyttä, jotta sivujen ajantasaistus ei olisi kynnyskysymys satunnaisestikaan sivuja päivittäville. Notkeutta tarvittiin, jotta sama alusta taipuisi erilaisiin ulkoisiin sivustoihin ja tulevaisuudessa vielä sisäistenkin sivustojen ylläpitoon. Omat haasteensa asettaa joidenkin sivustojen nelikielisyys; Ylä-Lapin asiat esitetään myös saameksi.

Tonttihaku helpommaksi

Metsähallituksen valitsemalle MOSS 2007 -alustalle rakennettavien ensimmäisten sivustojen toimittajaksi valikoitui tarjouskilpailun perusteella Digia Oyj, jolla on kokemusta uudehkon alustan käytöstä myös muissa sisällönhallinnan tehtävissä.

MOSS-alusta mahdollistaa myös asiakaspalvelun parantamisen. Laatumaasta voi nyt hakea esimerkiksi tontteja tarkemmilla ominaisuustiedoilla kuin aiemmin, ja eräkämpän varaaja näkee heti varausta suunnitellessaan, ovatko kiinnostavat kämpät vapaita haluttuna aikana.

Uudistus aloitettiin keväällä 2008 Metsa.fi-sivustosta, josta sitä laajennettiin pian Laatumaa- ja Villi Pohjola -palveluihin. Kaikki kolme sivustoa avautuivat uudistettuina syksyllä 2008. Muita Metsähallituksen ylläpitämiä sivustoja ovat Retkikartta.fi, Morenia.fi, Suurpedot.fi, Merenkurkku.fi, Finforelia.fi ja Siemenforelia.fi, ja näistäkin osa viedään MOSS-alustalle lähitulevaisuudessa.

Päivityksen helppous parantaa tietojen ajantasaisuutta

”Päivitysten helpottumisesta saatava ajansäästö on meille iso asia, sillä jokaisen vaiheen nopeutuminen tarkoittaa pitkästi yli 100 hengen työn helpottumista. Helppous alentaa myös kynnystä viedä sivulle tietoja vaikkapa kämppään tehdyistä uusista hankinnoista”, kiteyttää Metsähallituksen viestintäjohtaja Juha Mäkinen.

Metsähallituksen verkkosivut ovat alueellisesti erittäin laajat, sillä tiedot ja tapahtumat kattavat koko Suomen Saaristomeren kansallispuistosta Kaldoaivin tiettömään erämaahan. Sivustojen hajautettu ylläpito mahdollistaa ajantasaiset tiedot ja varmistaa paikallisen osaamisen hyödyntämisen.

Juha Mäkinen ja Metsähallituksen projektipäällikkö Satu Sorjonen korostavat, että uuden järjestelmän tuomien mahdollisuuksien analysointiin kannattaa käyttää riittävästi aikaa. ”Kannattaa pohtia, kuinka pitkälle MOSS:n ominaisuudet riittävät sellaisenaan ja kuinka paljon esimerkiksi sivuston ulkoasusyistä tarvitaan räätälöintiä, muokkausta ja omaa työtä.”

Metsähallituksen sivustojen hajautettu sisällöntuotanto on hyvä esimerkki nykyaikaisesta sisällönhallinnasta, jossa keskeistä on sisältöjen käsittely samanlaisina eri taustajärjestelmissä, nopeat päivityssyklit ja sisällönhallinnan prosessien virtaviivaisuus ja läpinäkyvyys. ”Kutsumme ratkaisuja Digiassa nimellä ECM, Enterprise Content Management. ECM-ratkaisuilla tehostetaan tuottavuutta ja voidaan muodostaa jopa uusia, hajautettuja liiketoimintamalleja. Metsähallituksen toteutus tukee vahvasti viestintää, lähentää asiakasta ja palveluntarjoajaa sekä tarjoaa helppokäyttöisen tavan hallita organisaation kannalta kriittisiä tietosisältöjä”, toteaa myyntijohtaja Anssi Kuoppala Digiasta.

Uusi järjestelmä sai myönteistä palautetta jo ensimmäisissä koulutustilaisuuksissa.

Ratkaisussa käytetty teknologia

• Microsoft SharePoint Server 2007