Kansallisarkistosta ja maakunta-arkistoista koostuvassa Arkistolaitoksessa on käynnissä SÄHKE3-normin valmistelutyö. SÄHKE3-normin tavoitteena on määrittää menetelmät rekisterimuotoisten tietokantojen käsittelylle, hallinnalle, säilyttämiselle ja siirtämiselle arkistolaitoksen vastaanotto- ja palvelujärjestelmä VAPAan. Valmistelutyön osana Arkistolaitos tekee esiselvityksiä, joista yksi oli rekisterimuotoisen tiedon kuvailustandardien selvitys.

Ratkaisun hyödyt

• Julkishallinnon tiedot avoimesti saataville ja hyödynnettäväksi
• Tukea ja ohjeita julkishallinnon aineistojen säilyttämiseen
• Tietokantojen arkistointiratkaisuja
• Rekisterimuotoisen datan pitkäaikaisarkistointiin soveltuvat kuvailustandardeja
  
  

Projektin aikana saatiin yleiskatsaus aihepiirin standardi-, metatietomalli- ja hanketarjontaan sekä pystyttiin tarkentamaan omaa vaatimuskenttää standardivalinnalle. Projektissa onnistuttiin myös luomaan asiantunteva verkosto, jonka kanssa yhteistyötä voidaan jatkaa myös hankkeen jatkovaiheissa.

Vaiheistettu kartoitustyö

Kansainvälisiltä foorumeilta löytyy lukemattomia kuvailustandardeja ja metatietomalleja. Arkistolaitoksen kartoitustyöhön osallistui asiantuntijaryhmä, jossa oli mukana edustajia Jyväskylän maakunta-arkistosta, yhteiskuntatieteellisestä tietoarkistosta, rekisteritutkimuksen tukikeskuksesta, Tilastokeskuksesta ja CSC:stä.

Kartoitustyö jaettiin vaiheisiin, joissa

• päätettiin menettelytavoista ja valittiin ICA käsiteontologia työn pohjaksi
• kartoitettiin metatietostandardeja ja niitä hyödyntäviä tai tuottavia hankkeita
• arvioitiin ja valittiin joukosta soveltuvat standardit (mm. DDI 3) ja metatietomallit
• vertailtiin valittuja standardeja suhteessa käsiteontologiaan

Selvyyttä standarditilanteeseen

Arkistolaitoksen mukaan projektin työn tulokset toimivat hyvänä pohjana jatkotyölle. Projektin aikana saatiin yleiskatsaus aihepiirin standardi-, metatietomalli- ja hanketarjontaan sekä pystyttiin tarkentamaan omaa vaatimuskenttää standardivalinnalle. Projektissa onnistuttiin myös luomaan asiantunteva verkosto, jonka kanssa yhteistyötä voidaan jatkaa myös hankkeen jatkovaiheissa. Lisäksi saatiin tiivis yleiskuvaus kuvailumaailmassa paljon esillä olevaan DDI 3.0 standardiin.

Digialle työ merkitsi metatietostandardien ja arkistointinormien osaamisen laajentamista. Digialaisten mielestä on mielenkiintoista ja merkittävää olla mukana pitkäaikaissäilytyksen ratkaisujen kehittämistyössä. Digiassa on vahvaa osaamista arkistoinnin hallinnan ja hyödyntämisen ratkaisuista.

”Julkishallinnon tietovarantojen hyödyntäminen antaa mahdollisuuksia aivan uusille kansalaisia palveleville sovelluksille. Olemme innostuneina mukana tähän tavoitteeseen tähtäävässä kehitystyössä”, sanoo Digian julkishallinnon myyntipäällikkö Jyrki Nokkala.

Arkistolaitos säilyttää asiakirjallista kulttuuriperintöä

Arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja edistää niiden tutkimuskäyttöä. Tehtäviin kuuluu myös alan tutkimus- ja kehittämistoiminta. Arkistolaitos on opetus- ja kulttuuriministeriön alainen valtion viranomainen.

Arkistolaitos muodostuu Kansallisarkistosta ja sen alaisista seitsemästä maakunta-arkistosta.