Modernit web-teknologiat tuovat uusia mahdollisuuksia yritysten sisällönhallintaan. ECM 2.0 on yksi näistä uusista teknologioista ja sovellustavoista. Mutta tarjoaako se todella mitattavia liiketoimintahyötyjä vai onko se pelkkää hypeä? Vastaus piilee viime kädessä kussakin yrityksessä itsessään - liiketoiminnan todellisista tarpeista riippuu, miten ja mitä piirteitä ECM 2.0:sta kannattaa hyödyntää.
Yritysten tapa lähestyä sisällönhallintaa ja sen suomia mahdollisuuksia on muuttumassa. ECM1 2.0:aa voi luonnehtia lähestymistavaksi, jossa hyödynnetään Web 2.0 -teknologioita ja toimintatapoja organisaation sisäisen ja organisaatioiden välisen sisällönhallinnan tehostamiseksi.
Käytännössä ECM 2.0:aa voi soveltaa monin tavoin. Eri sovellusten tarjoamia tietoja voidaan yhdistellä niin, että kaikki tietyssä työtehtävässä tarvittavat tiedot ovat käsillä samanaikaisesti. Organisaation tietoja voidaan siirtää nopeammin yhteisiin tietovarantoihin ja vertaisviestintämahdollisuuksia voidaan lisätä. Organisaation tiedon analysoinnin ja jatkojalostuksen työvälineitä voidaan lisätä esimerkiksi liittämällä keskustelupalstoja, wikejä ja blogeja työtiloihin, joissa työstetään dokumentteja, tai keräämällä aiempia dokumentteja ja tietoja työskentelyn pohjaksi automaattisesti. Sisältöä voidaan koostaa useista eri lähteistä vaikkapa laadittavien asiakirjojen pohjaksi XML-dokumenttistandardia ja esimerkiksi metatietoja ja taksonomioita tai ulkoisia tekstitietokantoja hyödyntäen2. Standardinmukaisia metatietoja sekä käyttäjien vapaasti muodostamia asiasanastoja voidaan yhdistää, jolloin sisältöhaut ovat entistä tehokkaampia ja monipuolisempia3.
Uudet toimisto-ohjelmistot kuten Office 2007 ja Open Office tarjoavat mahdollisuuksia toimistodokumenttien tiedon jatkojalostukseen, koska niissä oleva tieto on ohjelmallisesti käsiteltävässä XML-muodossa. Näin ollen dokumenttien ja taulukoiden sisältöä voidaan aiempaa helpommin poimia ja koostaa. Toistaiseksi tällaisten useista tietolähteistä tietoa koostavien nk. mash-up-sovellusten laadinta ei ole ollut Suomessa yhtä suosittua kuin vaikkapa Yhdysvalloissa - suurin osa Suomen viranomaisten Webissä tarjoamista tiedoista on yhä suljetuissa formaateissa kuten PDF-tiedostoina. Esimerkiksi säätietojen tai VR:n aikataulujen hakeminen ja yhdistäminen yrityksen omiin tietoihin, vaikkapa omien matkustustietosovellusten luomiseksi, ei ole vielä mahdollista4.
ECM 2.0 voi konkretisoitua yrityksissä monella tavalla. Se voi näkyä viestinnän siirtymisessä "ylhäältä alas" vertaisviestintämalliin, ja entistä nopeampana tiedonvaihtona ja yrityksen tietojen keskitettynä hallintana. Yrityksessä voidaan toteuttaa sähköisiä työpöytiä toimintaprosessien ja niihin liittyvien dokumenttien hallintaan tai yhdistellä tietoja eri lähteistä vaikkapa dokumenttien esitäyttämiseksi. Edellä mainituista ratkaisuista saadaan paremmin ylläpidettäviä ja yleistettävämpiä, kun tietojen jakamisen ja haun tukena käytetään standardeja tiedostoformaatteja ja muita standardeja kuten XML:ää ja metatietostandardeja.
Web 2.0 ja semanttinen Web ovat olleet ristiriitaisesti vastaanotettuja termejä, joihin on liitetty myös Internet-hypen leima. Näihin käsitteisiin on liitetty sekä uusia Web-teknologioita että moninaisia tapoja hyödyntää niitä. Esimerkkejä Web 2.0:n ja semanttisen Web:in teknologioista ovat XML ja siihen pohjaavat AJAX5, RSS6 - verkkosyöte sekä vaihtelevin teknologioin toteutetut blogi- ja wiki-sovellukset, sekä erilaiset sosiaaliset sovellukset kuten käyttäjien muodostamat
luokittelujärjestelmät7 ja asiasanastot8. Web 2.0:n hyödyt liiketoiminnalle ovat vielä hankalasti mitattavissa, ja eri tutkimuksissa on saatu ristiriitaista hyötyä Web 2.0 -teknologioiden soveltamisen hyödyistä. Web 2.0:aa on myös pyritty konkretisoimaan uusiksi liiketoimintamalleiksi.
Tehokkaampaa toimisto- ja tietotyötä
ECM 2.0 –periaatteiden hyödyntäminen tukee asiankäsittelyprosesseja ja dokumenttienhallintaa monin eri tavoin. SYSOPENDIGIA on toteuttanut MOSS 2007 -alustalle9 useita sovelluksia, joissa yhdistetään ECM 2.0 -ajattelua ja sen mahdollisuuksia yritysten sisällönhallinnassa. Ratkaisujen avulla hajallaan olevat tiedot voidaan kerätä automaattisesti tuotettavaan dokumenttiin, manuaalisia työvaiheita voidaan vähentää, sisältöä voidaan hyödyntää ja käyttää uudelleen tehokkaasti ja dokumenttien tietoa voidaan käyttää esimerkiksi sähköisissä asiointipalveluissa.
Automatisointi on mahdollista, koska rakenteiseen muotoon tallennetun tiedon lisäksi käytetään Web 2.0 -ideologiaa noudattelevia teknologioita. Web 2.0 -teknologiat tarjoavat uudenlaisen Web-sovellusten laatimismallin sekä aivan uusia tapoja sisällöntuottamiselle. Web 2.0:n on myös kaavailtu tarjoavan yrityksille uusia liiketoimintamahdollisuuksia ja ansaintamalleja. Kyse on siis modernista, ketterämmästä liiketoimintatavasta, jossa hyödynnetään uusia sovellusmahdollisuuksia.
Lisätietoja:
Anne Honkaranta, johtava konsultti, puh. 0400 855 822
Tuomo Peltola, johtava konsultti, puh. 040 764 7176
1Enterprise Content Management
2Honkaranta, A., Nurmeksela, R. Towards Content Integration in Document Production. Teoksessa Proceedings of 8 th International Business Information Management Conference (IBIMA). June 20-22, 2007, Dublin, Ireland. ISBN: 0-9753393-7-0
3Honkaranta, A., Tyrväinen, P. 2008. Managing Converging Content in Organizations. Teoksessa Encyclopedia of Information Science and Technology. M. Khosrowpour. Hershey, Idea Group Publishing, Inc.
4Hintikka, K.A. 2007. Web 2.0 – johdatus Internetin uusiin liiketoimintamahdollisuuksiin. TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry. ISSN 1459-6490, Julkaisusarjan osa 28. ISBN 978-952-9714-50-6.Helsinki, 2007. [online]. Saatavilla osoitteesta http://www.tieke.fi
5 Asynchronous Java Script and XML
6Real Simple Syndication
7taksonomiat
8folksonomiat
9Microsoft Office SharePoint Server 2007